The CBDCs and the New Brunswick Association of CBDCs recognize the importance of privacy and the sensitivity of personal information, and we are committed to protecting personal information we hold. This Privacy Policy describes how we collect, use and disclose your personal information and safeguard your privacy.

Application of CBDC Privacy Policy

This Privacy Policy describes how we internally use, protect and disclose to third parties during commercial activities any personal information within our possession collected from you through your use and access of CBDC projects & programs.

Accountability for Your Privacy

Our Privacy Information Officer is responsible for ensuring that Staff complies with this Privacy Policy and can be contacted at: 

• New Brunswick Association of CBDCs
• 3-219, Main Street, Bathurst
• New Brunswick, E2A 1A9
• Attn:  Privacy Information Officer
• Email: [infoNB@cbdc.ca]

Privacy Team

The Privacy Information Officer is always an individual who is an Officer of NBACBDC.  The Privacy Information Officer heads our Privacy Team and may delegate some of his/her duties to one or more members on that team from time to time.

What information do we collect?

Personal information means any information that identifies you, or by which your identity could be deduced. The information we collect is to provide access to programs and/or projects delivered by NBACBDC, as more particularly described below. The information (including personal information) we collect may include:

1. Individual customer’s name, home address, home telephone number and email;
2. Demographic identifiers such as gender, age, language preferences;
3. Business name, location, proof of registration, financial planning documents and relevant contracts
4. Business address information, business owners’ names, business emails, and business phone numbers for an individual’s employer and;
5. Bank account numbers for direct payment/withdrawal

How do we use Personal Information?

Our primary purpose for collecting personal information is in order to assist you, and to provide our services to you. Your personal information is used for purposes including, but not limited to, assistance in the preparation of business plans; business consultations; direct payment/withdrawal; preparation of legal documents; completion of quarterly reports; determining eligibility for various funding programs and sources; and related services.

We may also use your personal information to distribute materials concerning these services and new developments relevant to your business, to include you in any direct marketing activities, or to send our newsletter to you. If you no longer wish to receive our newsletter or information about our services and related promotions, you may ask us to remove you from the list at any time (using the unsubscribe instructions provided with each email and on the site where you signed up).

How do we collect your personal information?

Wherever possible we collect your personal information directly from you, beginning with the application for program participation or information requests.

We may also obtain personal information from other sources which may include:

• your bank or credit union;
• your insurance company;
• your real estate agent in a property transaction;
• government agencies or registries;
• your employer;
• your lawyer;
• your accountant;
• credit reporting agencies (trans-Union and Equifax); and
• outside consultants.

To help us determine program eligibility, make credit decisions, prevent fraud, and check the identity of new clients, we may, on occasion, request information about you from the files of consumer reporting agencies/credit bureaus.

Consent

We only collect, use or disclose personal information with your consent, which may be express or implied. At or before the time we collect the information we will identify for you the purposes for which it will be used. If we want to use your personal information for a new, unrelated purpose, we will first seek your consent to do so

Withdrawing Consent

You can withdraw your consent at any time, subject to legal or contractual restrictions and reasonable notice, by contacting our Privacy Information Officer at infoNB@cbdc.ca.  In some circumstances, a change in or withdrawal of consent may severely limit our ability to provide products or services to you.  We will inform you of any implications connected to withdrawing your consent.

You can withdraw your consent to receive marketing and promotional emails at any time using the “unsubscribe” button included in our emails.

Children

Our website and our services are not intended for children, and we do not knowingly collect personal information from children. If you believe we might have any information from or about a child, please contact us at the address provided above.

Information collected automatically

When you use our website, certain information is collected automatically. Cookies, files created by a website and stored automatically on your electronic devices for the purpose of collecting information on browsing activities, allow you to connect to our website during subsequent uses and allow us to personalize certain website features for you. The information collected consists mainly of the following: Domain name; IP address; Navigation history; preferred language. Most browsers automatically accept cookies, but it is usually possible to modify this setting. However, if you choose to refuse cookies, you may not be able use certain features of our website.

The use of such information allows us to improve the services we provide to our clients and to personalize your experience.

Use of Google Analytics

Our website uses Google Analytics to provide us with information about our website visitors. If you opt out, Google Analytics will anonymize the information gathered (but will continue to gather it) or will stop gathering information on your visit, depending on the type of opt-out that you choose. To opt out, you have to accept that a cookie be stored on your computer by Google Analytics. You may request to opt out by clicking on the relevant link in the Google Analytics website section that includes the privacy policy (https://tools.google.com/dlpage/gaoptout).

For more information regarding Google Analytics and its privacy policy, please read the privacy policy at http://www.google.com/intl/en/policies/privacy/.

Disclosure of your Personal Information

We do not disclose your personal information to any third party to enable them to market their products and services without your written consent. We are required, however, to disclose information to certain government organizations including Atlantic Canada Opportunities Agency (ACOA), Innovation, Science and Economic Development (ISED), and certain other government organizations dependant on the specific program for which you are participating. In addition, we will disclose your personal information when:

• required or authorized by law to do so;
• you have consented to the disclosure;
• necessary in order to establish or collect sums owing to us; and
• we engage a third party to provide administrative services to us (such as computer back-up services or archival file storage).

Information may be shared among other CBDCs, and associations of CBDCs in order to better provide services to you (with your consent). For example, the Atlantic Association of CBDCs and New Brunswick Association of CBDCs provide administrative and other services to individual CBDCs. From time to time, we may receive an inquiry for services that may be delivered by another organization. We would make the referral with your knowledge and may transfer information to them to facilitate your inquiry.

For particular projects or programs that we administer, we may disclose information to third parties to facilitate the project or program, with your knowledge and consent based on your application.

Retention of your Personal information

The CBDCs receive funding from the Atlantic Canada Opportunities Agency (ACOA), and certain other government organizations. The terms of our agreements with those organizations require that we maintain the information that we collect, including personal information, for a period of not less than 5 years from the date that an application is rejected or the loan, if granted, is repaid.

Safeguarding personal information

We take all reasonable precautions to ensure that your personal information is kept safe from loss, unauthorized access, modification or disclosure. Among the steps taken to protect your information are:

• premises security (locked doors and secure file cabinets);
• restricted access to personal information;
• deploying technological safeguards like security software and firewalls to prevent hacking or unauthorized computer access;
• internal password and security policies.

You should be aware that e-mail is not a 100% secure medium, and you must be aware of this when contacting us to send personal or confidential information.

Data Transfers

We may process, store, and transfer your personal information in and to another country, with different privacy laws that may or may not be as comprehensive as Canadian law. In these circumstances, the governments, courts, law enforcement, or regulatory agencies of that country may be able to obtain access to your personal information through the laws of the foreign country. Whenever we engage a service provider, we require that its privacy and security standards adhere to this policy and applicable Canadian privacy legislation.

Updates to your personal information

Since we use your personal information to provide services to you, it is important that the information be accurate and up-to-date. If during the course of our dealings, any of your information changes, please inform us in writing by contacting our Privacy Information Officer at infoNB@cbdc.ca so that we can make any necessary changes.

If we hold personal information about you and you demonstrate that it is not accurate, complete and up-to-date, we will take reasonable steps to correct any errors. Before making any such changes, we may ask you to provide additional information to verify your identity, which will only be used for that purpose.

Access to Your Personal Information

You may request access to the personal information we hold about you. Requests must be in writing and can be sent to our Privacy Information Officer. Summary information about your file is also available on request. We may seek to be reimbursed for copying charges if you require copies of your personal information. More detailed requests requiring archive or other retrieval costs may be subject to minimal fees.

We may be required to deny you access to your personal information when:

• denial of access is required or authorized by law;
• granting access would have an unreasonable impact on other people’s privacy;
• where the information is protected by solicitor-client privilege;
• where your personal information cannot be severed from another’s personal information.

If we deny your request for access to, or refuse a request to correct information, we shall explain why.

Links to other websites

Our website may contain links to other sites. Information exchanged on such sites is not protected by this Policy, but is subject to the policies of the external sites. Please ensure you read the privacy policies of any such external sites.

Changes to this Privacy Policy

We regularly review all of its policies and procedures, we may change our Privacy Policy from time to time. Please check our site periodically to ensure you are aware of any changes to this Policy.

Questions or Concerns

Should you have any questions or concerns about this Privacy Policy or how we handle your information-access request, please direct them to our Privacy Information Officer.  He or she will be pleased to respond and if necessary investigate the matter. 

We reserve the right to change our Privacy Policy at any time by posting a new version on our web site.  In the event of a conflict between this version and another, the version that is later in time prevails. 

Les CBDC et l’Association des CBDC du Nouveau-Brunswick (ACBDCNB) reconnaissent l’importance de la vie privée et le caractère délicat des renseignements personnels, et nous nous engageons à protéger les renseignements personnels que nous détenons. La présente politique de confidentialité décrit la manière dont nous recueillons, utilisons et divulguons vos renseignements personnels, ainsi que la façon dont nous protégeons votre vie privée.

Application de la politique de confidentialité des CBDC

La présente politique de confidentialité décrit comment nous utilisons, protégeons et divulguons à des tiers, dans le cadre d’activités commerciales, les renseignements personnels à votre sujet que nous avons recueillis par l’entremise de votre utilisation et de votre accès aux projets et aux programmes des CBDC.

Notre responsabilité envers votre vie privée

Il est possible de communiquer avec notre responsable des renseignements sur la vie privée, qui est chargé de veiller à ce que le personnel se conforme à la présente politique de confidentialité, en envoyant un courriel à l’adresse suivante :   

• Association des CBDC du Nouveau-Brunswick
• 3-219, rue Main, Bathurst 
• Nouveau-Brunswick, E2A 1A9
• À l’attention de : Responsable des renseignements sur la vie privée
• Courriel : [infoNB@cbdc.ca]

Équipe de protection de la vie privée

Le responsable des renseignements sur la vie privée est toujours un dirigeant de l’ACBDCNB. Il ou elle dirige notre équipe de protection de la vie privée et peut, à l’occasion, déléguer certaines de ses fonctions à un ou plusieurs membres de cette équipe.

Quels sont les renseignements que nous recueillons?

Par renseignement personnel, on entend tout renseignement qui vous identifie ou qui permet de déduire votre identité. Les renseignements que nous recueillons servent à donner accès aux programmes ou aux projets offerts par l’ACBDCNB, comme décrit plus en détail ci-dessous. Les renseignements  (y compris les renseignements personnels) que nous recueillons peuvent notamment comprendre :

1. le nom, l’adresse du domicile, le numéro de téléphone du domicile et l’adresse électronique d’un client;
2. les identifiants démographiques tels que le sexe, l’âge et les préférences linguistiques;
3. le nom d’une entreprise, son emplacement, sa preuve d’enregistrement, ses documents de planification financière et les contrats connexes;
4. les renseignements relatifs à l’adresse d’une entreprise, le nom des propriétaires d’entreprise, ainsi que l’adresse électronique et le numéro de téléphone d’un employeur et d’une entreprise;
5. le numéro d’un compte bancaire pour des paiements ou des retraits directs.

Comment utilisons-nous les renseignements personnels?

Nous recueillons des renseignements personnels dans le but premier de vous aider et de vous offrir nos services. Vos renseignements personnels sont utilisés à des fins comprenant les suivantes (sans toutefois s’y limiter) : l’aide à la préparation de plans d’affaires, les consultations d’affaires, le paiement ou le retrait direct, la préparation de documents juridiques, l’établissement de rapports trimestriels, la détermination de l’admissibilité à divers programmes et sources de financement, ainsi que les services connexes.

Nous pouvons également utiliser vos renseignements personnels pour distribuer du matériel concernant ces services et les nouveaux développements pertinents pour votre entreprise, pour vous inclure dans toute activité de marketing direct ou pour vous envoyer notre bulletin d’information. Si vous ne souhaitez plus recevoir notre bulletin d’information ou des renseignements sur nos services et les promotions connexes, vous pouvez demander de vous désabonner de la liste à tout moment (en utilisant les instructions de désabonnement fournies dans chaque courriel et sur le site où vous vous êtes inscrit).

Comment recueillons-nous vos renseignements personnels?

Dans la mesure du possible, nous recueillons vos renseignements personnels directement auprès de vous, en commençant par la demande de participation aux programmes ou les demandes d’accès à l’information.

Nous pouvons également obtenir des renseignements personnels à partir d’autres sources, notamment :

• votre banque ou votre caisse populaire;
• votre agent immobilier dans le cadre d’une transaction immobilière;
• les registres ou les organismes gouvernementaux;
• votre employeur;
• votre avocat;
• votre comptable;
• les agences d’évaluation du crédit (TransUnion et Equifax);
• votre compagnie d’assurance;
• les consultants externes.

Afin de nous aider à déterminer l’admissibilité aux programmes, à prendre des décisions en matière de crédit, à prévenir la fraude et à vérifier l’identité des nouveaux clients, nous pouvons, à l’occasion, demander des renseignements à votre sujet qui se trouvent dans les dossiers des agences de renseignements sur les consommateurs ou des bureaux de crédit.

Consentement

Nous ne recueillons, n’utilisons ou ne divulguons des renseignements personnels qu’avec votre consentement, qu’il soit explicite ou implicite. Avant ou au moment de recueillir des renseignements, nous vous informerons des fins pour lesquelles ils seront utilisés. Si nous voulons utiliser vos renseignements personnels pour une nouvelle finalité non connexe, nous demanderons d’abord votre consentement.

Retrait du consentement

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles et d’un préavis raisonnable, en communiquant avec notre responsable des renseignements sur la vie privée, à l’adresse suivante : infoNB@cbdc.ca. Dans certaines circonstances, une modification ou un retrait du consentement peut sérieusement limiter notre capacité à vous offrir des produits ou des services. Nous vous informerons de tout ce que comporte le retrait de votre consentement.

Vous pouvez retirer votre consentement à recevoir des courriels de marketing et de promotion à tout moment, en cliquant sur le bouton de désabonnement dans nos courriels.

Enfants

Notre site Web et nos services ne sont pas destinés aux enfants, et nous ne recueillons pas de renseignements personnels auprès d’enfants. Si vous pensez que nous pourrions obtenir des renseignements provenant d’un enfant ou le concernant, veuillez communiquer avec nous à l’adresse indiquée ci-dessus.

Renseignements recueillis automatiquement

Lorsque vous utilisez notre site Web, certains renseignements sont recueillis automatiquement. Les témoins, soit des fichiers créés par un site Web et stockés automatiquement sur vos appareils électroniques dans le but de recueillir des renseignements sur vos activités de navigation, vous permettent de vous connecter à notre site Web lors d’utilisations ultérieures et nous permettent de personnaliser certaines des fonctionnalités du site Web pour vous. Les renseignements recueillis sont principalement les suivants : nom de domaine, adresse IP, historique de navigation et langue préférée. La plupart des navigateurs acceptent automatiquement les témoins, mais il est généralement possible de modifier ce paramètre. Toutefois, si vous choisissez de refuser les témoins, il se peut que vous ne puissiez pas utiliser certaines fonctionnalités de notre site Web.

L’utilisation de ces renseignements nous permet d’améliorer les services que nous offrons à nos clients et de personnaliser leur expérience.

Utilisation de Google Analytics

Notre site Web utilise Google Analytics pour obtenir des renseignements sur les gens qui y accèdent. Si vous choisissez de désactiver cette option, Google Analytics rendra anonymes les renseignements recueillis  (mais continuera de les recueillir) ou cessera de recueillir des renseignements sur votre navigation, selon le type d’option de désactivation que vous aurez choisi. Pour désactiver cette option, vous devez accepter qu’un témoin soit stocké sur votre ordinateur par Google Analytics. Vous pouvez faire une demande de désactivation en cliquant sur le lien correspondant dans la section du site Web de Google Analytics qui comprend les règles liées à la confidentialité (https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=fr).

Pour de plus amples renseignements sur Google Analytics et sa politique en matière de protection de la vie privée, veuillez consulter les règles liées à la confidentialité à l’adresse suivante : https://policies.google.com/privacy?hl=fr.

Divulgation de vos renseignements personnels

Nous ne divulguons pas vos renseignements personnels à des tiers pour leur permettre de commercialiser leurs produits et services sans votre consentement écrit. Nous sommes toutefois tenus de divulguer des renseignements à certains organismes gouvernementaux, dont l’Agence de promotion économique du Canada atlantique (APECA) et Innovation, Sciences et Développement économique Canada (ISED), selon le programme spécifique auquel vous participez. En outre, nous divulguerons vos renseignements personnels :

• si cela est requis ou autorisé par la loi;
• si vous avez consenti à leur divulgation;
• s’ils sont nécessaires afin d’établir ou de recouvrer des sommes qui nous sont dues;
• si nous engageons un tiers pour nous fournir des services administratifs (tels que des services de sauvegarde informatique ou de stockage de fichiers d’archives).

Les renseignements peuvent être communiqués à d’autres CBDC et à des associations de CBDC afin de vous offrir de meilleurs services (avec votre consentement). Par exemple, l’Association atlantique des CBDC et l’Association des CBDC du Nouveau-Brunswick offrent des services administratifs et autres à chaque CBDC. De temps à autre, nous pouvons recevoir une demande de services qui peuvent être fournis par une autre organisation. Nous acheminerons votre demande, après vous avoir informé de la situation, et nous pourrons transmettre à l’organisation concernée des renseignements pour faciliter le traitement de votre demande.

Pour des projets ou des programmes particuliers que nous dirigeons, nous pouvons divulguer des renseignements à des tiers pour faciliter l’exécution du projet ou du programme en question, après vous avoir informé de la situation et avec votre consentement, selon votre demande.

Conservation de vos renseignements personnels

Les CBDC reçoivent des fonds de l’Agence de promotion économique du Canada atlantique (APECA) et de certains autres organismes gouvernementaux. Les modalités de nos ententes avec ces organismes exigent que nous conservions les renseignements que nous recueillons, y compris les renseignements personnels, pendant au moins cinq ans à compter de la date du rejet de la demande ou du remboursement du prêt, s’il est consenti.

Protection des renseignements personnels

Nous prenons toutes les précautions raisonnables pour garantir que vos renseignements personnels sont protégés contre la perte, l’accès non autorisé, la modification ou la divulgation de ceux-ci. Les mesures prises pour protéger vos renseignements sont notamment les suivantes :

• sécurité des locaux (portes verrouillées et armoires à dossiers sécurisées);
• accès restreint aux renseignements personnels;
• déploiement de mesures de protection technologiques telles que des logiciels de sécurité et des pare-feu pour empêcher le piratage ou l’accès non autorisé aux ordinateurs;
• politiques internes en matière de mots de passe et de sécurité.

Vous devez savoir que le courrier électronique n’est pas un moyen de communication sûr à 100 %, et vous devez en être conscient lorsque vous nous contactez pour envoyer des renseignements personnels ou confidentiels.

Transferts de données

Nous pouvons traiter, stocker et transférer vos renseignements personnels dans et vers un autre pays, avec des lois différentes sur la protection de la vie privée qui peuvent ou non être aussi complètes que le droit canadien. Dans ces circonstances, les gouvernements, les tribunaux, les forces de l’ordre ou les organismes de réglementation du pays en question peuvent être en mesure d’obtenir l’accès à vos renseignements personnels par l’entremise des lois d’un pays étranger. Lorsque nous faisons appel à un prestataire de services, nous exigeons que ses normes de confidentialité et de sécurité soient conformes à la présente politique et aux lois canadiennes sur la protection des renseignements personnels.

Mises à jour de vos renseignements personnels

Comme nous utilisons vos renseignements personnels pour vous fournir des services, il est important que ces renseignements soient exacts et à jour. Si, au cours de nos échanges, certains de vos renseignements changent, veuillez nous en informer par écrit en communiquant avec notre responsable des renseignements sur la vie privée à l’adresse infoNB@cbdc.ca afin que nous puissions apporter les modifications nécessaires.

Si nous détenons des renseignements personnels vous concernant et que vous démontrez que ceux-ci ne sont pas exacts, complets et à jour, nous prendrons des mesures raisonnables pour corriger toute erreur. Avant d’effectuer de tels changements, nous pouvons vous demander de fournir des renseignements supplémentaires pour vérifier votre identité, renseignements qui ne seront utilisés qu’à cette fin.

Accès à vos renseignements personnels

Vous pouvez demander d’accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. Les demandes doivent être présentées par écrit et peuvent être envoyées à notre responsable des renseignements sur la vie privée. Des renseignements sommaires sur votre dossier sont également accessibles sur demande. Nous pouvons vous demander de nous rembourser les frais de copie si vous demandez des copies de vos renseignements personnels. Les demandes plus détaillées nécessitant des frais d’archivage ou d’autres frais de recherche peuvent être assujetties à des frais moindres.

Nous pouvons être amenés à vous refuser l’accès à vos renseignements personnels :

• si le refus d’accès est requis ou autorisé par la loi;
• si accorder l’accès a une incidence déraisonnable sur la vie privée d’autres personnes;
• si l’information est protégée par le secret professionnel de l’avocat;
• si vos renseignements personnels ne peuvent être dissociés de ceux d’une autre personne.

Si nous refusons votre demande d’accès à vos renseignements personnels ou si nous refusons une demande de correction de certains renseignements, nous vous expliquerons pourquoi.

Liens vers d’autres sites Web

Notre site Web peut contenir des liens vers d’autres sites. Les renseignements échangés sur ces sites ne sont pas protégés par la présente politique, mais sont assujettis aux politiques des sites externes. Veuillez vous assurer que vous lisez les politiques de confidentialité de ces sites externes.

Modification de la présente politique de confidentialité

Nous révisons régulièrement toutes les politiques et les procédures, et nous pouvons modifier notre politique de confidentialité de temps à autre. Veuillez consulter notre site régulièrement pour vous assurer que vous êtes au courant de tout changement apporté à la présente politique.

Questions ou préoccupations

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant la présente politique de confidentialité ou la manière dont nous traitons les demandes d’accès à l’information, veuillez communiquer avec notre responsable des renseignements sur la vie privée. Il ou elle vous répondra et, si nécessaire, enquêtera sur la question avec plaisir.   

Nous nous réservons le droit de modifier notre politique de confidentialité à tout moment en publiant une nouvelle version sur notre site Web. En cas de conflit entre cette version et une autre, la version la plus récente prévaut.